A implantação da política de cotas de impressão por servidor na Universidade Federal do Pampa (Unipampa), iniciada em março de 2014, deve gerar uma economia que ultrapassa os R$300 mil anualmente, conforme projeções feitas pelo Núcleo de Tecnologia da Informação e Comunicação (NTIC), o qual gerencia o serviço. A estimativa, baseada nos números de impressão dos últimos 12 meses, leva em conta o aumento de 328 usuários realizando impressões nos dez campi e reitoria da Instituição (o que representa 23% do total de 1.740 usuários atuais) e não leva em conta a economia de papel – também significativa – possível com a redução do consumo de impressos.

Para o diretor do NTIC, professor Leonardo Pinho, os números de redução mostram o incentivo positivo da política de cotas de impressão. “Em 2013, o gasto médio anual dos 141 usuários (10%) que mais haviam feito uso dos serviços foi de aproximadamente R$ 1200,00, enquanto que a média dos demais foi de R$ 200,00. Se considerarmos que os novos 328 usuários teriam o mesmo comportamento, poderíamos estimar que 32 gastariam aproximadamente R$ 38.400,00 (32 * R$ 1.200,00) e os demais R$ 59.200,00 (296 * R$ 200,00), totalizando quase 100 mil reais/ano”, explica.

As projeções considerando as cotas consideram a diminuição do consumo efetivo observado no último ano: “nos últimos doze meses, a média geral passou para R$ 120,00. Os 174 usuários (10%) que mais imprimiram tiveram gasto médio anual de R$ 410,00 (redução de dois terços por usuário) e os demais R$ 90,00 (redução de metade por usuário). Logo, se adaptarmos a projeção anterior para as novas médias, perceberemos que os 32 consumiriam cerca de R$ 13.120,00 (32 * R$ 410,00) e os demais R$ 26.640,00 (296 * R$ 90,00), ou seja, valor próximo a 40 mil reais/ano. Portanto, uma economia de 60 mil reais/ano só considerando os novos usuários”, calcula Leonardo.

A comparação estimativa entre todos os usuários atuais mostram valores economizados ainda mais contundentes: a estimativa considerando o comportamento pré-cotas projeta um gasto de R$ 522 mil ao ano, enquanto as projeções com cotas preveem um gasto de R$ 212 mil reais ao ano – uma economia de R$ 300 mil.

Outro ponto favorável destacado pelo Núcleo é a dinâmica efetiva e rápida de ampliação de saldo e de enquadramento em perfis diferenciados pelas chefias, por meio do sistema de chamados, que tem estimulado o uso consciente do serviço.

“Atualmente consideramos a política de quotas consolidada e eficiente, principalmente após a adoção de um maior controle das cópias pelas unidades”, avalia Leonardo. “Por outro lado, considerando o compromisso de buscar serviços mais eficientes, trabalhamos em um novo termo de referência para impressões que culminou em um contrato que será implantado em breve. Por meio deste contrato teremos a substituição de impressoras por equipamentos de maior capacidade, bem como redução aproximada de 10% no custo por página”, complementa.

Uma comparação realizada pela Coordenadoria de Administração e Planejamento do NTIC aponta que o novo contrato é mais vantajoso para a Unipampa qualitativa e financeiramente.

O NTIC ainda destaca estar aberto para receber sugestões e críticas que possam contribuir para o aprimoramento de todos os seus serviços, tanto por meio dos contatos do NTIC ou pela Ouvidoria.